Проведение инвентаризации в гостиничных предприятиях. Нормативные документы, регулирующие проведение инвентаризации

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Основная цель инвентаризации - это учет основных средств. Данная процедура важна для всех организаций, но в гостиничном бизнесе она особо актуальна. Нередко после выезда клиента владельцам отелей приходится сталкиваться с «естественной убылью» имущества или, проще говоря, с хищениями. Список вещей, которые неожиданно «находят» новых хозяев, достаточно широк, в частности, в него входят:

· полотенца, халаты;
· постельное белье;
· бытовые и электроприборы (телефоны, телевизоры, DVD-плееры, фены, чайники и т.д.);
· кухонная утварь;
· предметы интерьера (в том числе картины).

Учетом в гостинице занимается финансовая служба, которая ведет следующие операции:

1. Расчеты по счетам клиентов. Ежедневно (обычно ночью) подводятся балансы по всем клиентским счетам.
2. Подсчет ежедневных доходов по каждому доходообразующему подразделению отеля (касса в каждом подразделении ведет свой учет).
3. Составление ежедневного отчета генеральному директору, в котором представлены доходы по подразделениям, загрузка номерного фонда и некоторые другие показатели в сравнении с прошлым периодом.
4. Расчеты по закупкам. Счета-фактуры, завизированные в соответствующем подразделении отеля, поступают в бухгалтерию. Оплата поставщикам обычно производится в конце месяца.
5. Начисления и выплата заработной платы.
6. Ведение финансового и управленческого учета.

В настоящее время учет делят на управленческий и финансовый. Несмотря на отсутствие четкой границы между этими двумя видами учета, существуют некоторые критерии, в соответствии с которыми информация может быть отнесена к управленческой или финансовой.

Финансовый учет связан с информацией о результатах деятельности гостиницы, предназначенной в основном для внешних пользователей:

· собственника - для того чтобы он мог оценить доходность своего предприятия;
· налоговых органов - для контроля над правильностью начисления и уплаты налогов;
· поставщиков финансов - для того, чтобы они могли оценить возможность возвращения отелем взятых кредитов;
· партнеров по бизнесу - как доказательство своей благонадежности;
· любых заинтересованных лиц.

Управленческий учет связан с процессом формирования финансовых результатов деятельности: учетом доходов и затрат отеля. Эта информация предназначена для внутренних нужд, доступна только менеджерам отеля и служит основой для принятия управленческих решений.

По сути, все имущество, находящееся в номере, передается во владение гостю на время его проживания. Отсюда следует, что при его выезде необходимо проверить наличие всех объектов учета. Сейчас эта задача ложится на горничных, но такой подход является далеко не оптимальным:

· горничная может неважно себя чувствовать, быть уставшей, у нее уже «замылен» глаз;
· горничная может быть, например, не с этого этажа, и не знать точно, что именно должно наличествовать в номере;
· в момент выезда клиента свободных горничных может не оказаться, и номер останется без проверки.

Все это приводит к тому, что гостиница регулярно тратит деньги на восстановление имущественного фонда. Во избежание такой ситуации проверка сохранности приписанных за номером вещей должна проводиться:

· тщательно и точно, чтобы гарантировать сохранность имущества;
· оперативно, чтобы итоги инвентаризации были известны до того, как гость окончательно выпишется и получит на руки все документы;
· в отсутствие гостя, чтобы не смущать его подозрением в злых умыслах.

Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия (учреждения), собственником имущества данного предприятия (учреждения) или уполномоченным им органом в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Однако проведение инвентаризации может быть и обязательным. Данные случаи предусмотрены в законодательстве:

· при смене собственника или реорганизации предприятия (учреждения);
· при ликвидации предприятия (учреждения);
· перед составлением годовой отчетности;
· при смене руководителя предприятия (учреждения) или другого материально ответственного лица;
· при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);
· по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем предприятия (учреждения).

Для проведения инвентаризации на предприятии (учреждении) создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации предприятия (учреждения), работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также туда можно включать представителей службы внутреннего аудита предприятия (учреждения), независимых аудиторских организаций.

Нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации:

1. Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 г. №696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности» (в ред. от 16.04.2005 г.).
2. Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 30.06.2003 г.).
3. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г. №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
4. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. приказов Минфина РФ от 30.12.1999 №107н, от 24.03.2000 №31н).
5. Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 18 августа 1998 г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 №26, от 03.05.2000 №36).